Foire aux questions concernant le fax partagé
Puis-je ajouter plusieurs adresses courriel partagées ou numéros de fax partagés au même groupe/emplacement?
Non. Chaque groupe/emplacement n’autorise qu’un seul numéro de texte, un seul compte de courriel partagé (c’est-à-dire orders@yourcompany.com ou sales@yourcompany.com) et une seule ligne de télécopie. Les membres de ce groupe/emplacement pourront afficher, répondre et gérer tous les types de messages dans leur groupe.
Quand dois-je créer un nouveau groupe pour un canal de communication fonctionnant avec Prokeep?
Si vous avez plusieurs numéros de texte, comptes de messagerie partagés ou lignes de fax que vous souhaitez gérer dans Prokeep, vous devrez configurer un nouveau groupe. De plus, un nouveau groupe sera nécessaire si le numéro de texte, le compte de messagerie partagé ou la ligne de fax ne doit être vu que par un groupe spécifique de personnes (par exemple, l'équipe de livraison, les directeurs des ventes, etc.).
Quelles sont les normes mises en place pour garantir la sécurité et la confidentialité des courriels et des télécopies reçus et envoyés par Prokeep?
Lorsque des données de courrier électronique ou de fax parviennent à Prokeep, elles sont cryptées avec la norme industrielle AES256 au repos et sur le réseau, sont protégées derrière un pare-feu et des restrictions géographiques, et sont stockées dans des ressources de sous-réseau privées non accessibles à partir de points de terminaison publics. De plus, Prokeep est actuellement en train d'obtenir la certification SOC 2.
Quel est le coût pour ajouter un compte courriel partagé ou un numéro de fax à mon compte?
Pour les clients Prokeep et Prokeep Plus, il n'y a aucun coût supplémentaire pour ajouter un compte de messagerie partagé et une ligne de fax à chaque groupe existant. Si vous devez gérer des comptes de messagerie partagés ou des numéros de fax supplémentaires OU si vous souhaitez qu'un compte de messagerie partagé ou un numéro de fax soit attribué à un groupe spécifique de personnes, cela nécessitera la création d'un nouveau groupe, ce qui représente un coût supplémentaire et doit être discuté avec votre responsable de compte Prokeep.
Dans mon Groupe/Emplacement, comment puis-je identifier les textes, les télécopies et les courriels?
Une icône identifiera les messages dans votre boîte de réception Prokeep pour indiquer le canal utilisé. De plus, les messages électroniques afficheront la ligne d'objet et l'adresse électronique de l'expéditeur et les fax afficheront le nombre de pages.
Quels types de rapports sont disponibles pour les messages envoyés à mon compte de courriel partagé et à ma ligne de fax?
Les rapports intégrés à l'application incluent les messages texte, les courriels et les fax dans le cadre des données agrégées. Lorsque vous exportez, vous verrez le canal sous forme de colonne distincte pour vous permettre de découper et de désosser les données selon vos besoins.
Clients canadiens uniquement : Comment le courriel de groupe Prokeep se rapporte-t-il à la conformité à la LPRPDE?
En raison des limitations de fonctionnalité des serveurs canadiens d'Amazon, le trafic de courrier électronique Prokeep doit actuellement transiter par des serveurs basés aux États-Unis. Par conséquent, il est conseillé aux clients canadiens qui utilisent le courrier électronique Prokeep d'éviter d'envoyer des informations client sensibles par courrier électronique Prokeep. Lien vers LPRPDE Lignes directrices.
Lignes de fax :
Comment fonctionne le fax dans Prokeep?
Pour chaque Groupe/ Emplacement dans Prokeep, vous pouvez ajouter une ligne de fax. Une fois que ce numéro de fax est transféré à Prokeep, vos clients enverront leurs fax au numéro qu'ils utilisent actuellement, et le fax sera reçu dans la boîte de réception Prokeep où un membre de l'équipe pourra l'Accuser réception et le Réclamer. Les fax sont associés au compte client avec les messages texte et les courriels, ce qui permet de centraliser toutes les communications au même endroit. Vous pouvez également envoyer des fax dans Prokeep en créant un nouveau fax, en remplissant le numéro de fax du client et en joignant un fichier PDF.
Comment porter mon numéro de fax?
Fournissez à Prokeep le numéro que vous souhaitez porter, le groupe Prokeep que vous souhaitez recevoir les fax, une facture récente pour ce numéro de fax et une lettre d'agence signée (LOA). À partir de là, le support de Prokeep soumettra une demande de transfert et vous tiendra informé de l'avancement du transfert.
Puis-je annuler mon service eFax ou mon fournisseur de fax actuel?
Oui. Une fois que votre ligne de fax a été transférée, Prokeep gérera la réception et l'envoi des fax, vous n'aurez donc plus besoin d'une machine à fax et vous pourrez annuler tout fournisseur ou service de fax existant.
Oui, la réponse automatique pour les comptes de courriel partagés est-elle la même que pour les textos?
Il n'y a pas de réponse automatique pour les messages fax dans Prokeep.
Le fax fonctionne-t-il sur l'application mobile?
Vous pouvez recevoir et télécharger des fax à la fois sur l'application de bureau et sur l'application mobile, mais actuellement, vous ne pouvez envoyer des fax que depuis votre application de bureau.
Puis-je porter une ligne de fax que j'utilise pour traiter les paiements par carte de crédit?
Non, nous ne conseillons pas le portage d'une ligne de fax utilisée avec des lecteurs de cartes, car les paiements ne pourront plus être traités sur cette ligne.