Foire aux questions concernant le partage de courrier électronique
Puis-je ajouter plusieurs adresses électroniques ou numéros de fax partagés au même groupe/emplacement?
Non. Chaque groupe/emplacement ne permet qu'un seul numéro de texte, un seul compte de courrier électronique partagé (c'est-à-dire orders@yourcompany.com or sales@yourcompany.com) et une seule ligne de fax. Les membres de ce groupe/emplacement pourront afficher, répondre et gérer tous les types de messages dans leur groupe.
Quand dois-je configurer un nouveau groupe pour un canal de communication fonctionnant via Prokeep?
Si vous avez plusieurs numéros de texte, comptes de messagerie partagés ou lignes de fax que vous souhaitez gérer dans Prokeep, vous devrez configurer un nouveau groupe. De plus, un nouveau groupe sera nécessaire si le numéro de texte, le compte de messagerie partagé ou la ligne de fax ne doit être vu que par un groupe spécifique de personnes (par exemple, l'équipe de livraison, les directeurs des ventes, etc.).
Quelles normes sont en place pour maintenir la sécurité et la confidentialité des courriels et des fax reçus et envoyés dans Prokeep?
Lorsque des données de courrier électronique ou de fax parviennent à Prokeep, elles sont cryptées avec la norme industrielle AES256 au repos et sur le réseau, sont protégées derrière un pare-feu et des restrictions géographiques, et sont stockées dans des ressources de sous-réseau privées non accessibles à partir de points de terminaison publics. De plus, Prokeep est actuellement en train d'obtenir la certification SOC 2.
Quel est le coût de l'ajout d'un compte de messagerie partagé ou d'un fax à mon compte?
Pour les clients Prokeep et Prokeep Plus, il n'y a aucun coût supplémentaire pour ajouter un compte de messagerie partagé et une ligne de fax à chaque groupe existant. Si vous devez gérer des comptes de messagerie partagés ou des numéros de fax supplémentaires OU si vous souhaitez qu'un compte de messagerie partagé ou un numéro de fax soit attribué à un groupe spécifique de personnes, cela nécessitera la création d'un nouveau groupe, ce qui représente un coût supplémentaire et doit être discuté avec votre responsable de compte Prokeep.
Dans mon groupe/emplacement, comment puis-je distinguer les SMS des fax des courriels?
Une icône identifiera les messages dans votre boîte de réception Prokeep pour indiquer le canal utilisé. De plus, les messages électroniques afficheront la ligne d'objet et l'adresse électronique de l'expéditeur et les fax afficheront le nombre de pages.
Quel type de rapport est disponible pour les messages envoyés à mon compte de messagerie partagé et à ma ligne de fax?
Les rapports intégrés à l'application incluent les messages texte, les courriels et les fax dans le cadre des données agrégées. Lorsque vous exportez, vous verrez le canal sous forme de colonne distincte pour vous permettre de découper et de désosser les données selon vos besoins.
Clients canadiens uniquement : Quel est le rapport entre le courrier électronique de groupe Prokeep et la conformité à la LPRPDE?
En raison des limitations de fonctionnalité des serveurs canadiens d'Amazon, le trafic de courrier électronique Prokeep doit actuellement transiter par des serveurs basés aux États-Unis. Par conséquent, il est conseillé aux clients canadiens qui utilisent le courrier électronique Prokeep d'éviter d'envoyer des informations client sensibles par courrier électronique Prokeep. Lien vers les directives LPRPDE.
Comptes de messagerie partagés :
Avec quel client de messagerie ce Prokeep fonctionne-t-il le mieux?
Nous avons créé notre processus de configuration pour fonctionner avec les clients de messagerie Outlook et Gmail, mais si vous avez un autre client de messagerie, nous pouvons travailler avec vous pour le configurer avec succès.
Comment fonctionne un compte de messagerie partagé dans Prokeep?
Pour chaque groupe/emplacement dans Prokeep, vous pouvez ajouter une adresse de courriel partagée. Vos clients enverront un courriel à l'adresse qu'ils utilisent actuellement et une fois reçu dans votre boîte de réception Outlook ou Gmail, une règle de redirection transmettra le message à notre serveur Prokeep.com afin que votre équipe puisse afficher, réclamer, répondre et gérer tout va-et-vient dans Prokeep.
Comment la règle de redirection affecte-t-elle la façon dont mon entreprise et mes clients perçoivent les échanges de courriels?
Le changement pour votre entreprise est que vous ne verrez que le courriel initial dans votre boîte de réception Outlook ou Gmail. Tous les échanges aller-retour se produiront dans Prokeep, ce qui réduira la probabilité que les messages soient marqués comme spam et éliminera les courriels en double dans votre boîte de réception Outlook ou Gmail.
Le changement pour votre client est qu'après l'envoi du courriel d'origine, les échanges aller-retour continueront de conserver le même nom d'affichage, mais l'adresse électronique sous-jacente sera modifiée pour ajouter « .prokeep.com » à la fin.
Comment rediriger mon compte de messagerie partagé?
Vous trouverez ci-dessous les étapes à suivre pour commencer à envoyer des courriels via Prokeep :
- Déterminez l'adresse électronique partagée que vous prévoyez d'utiliser pour chacun de vos groupes/emplacements
- Suivez le lien ci-dessous et faites défiler jusqu'à la règle de redirection (non suivie) fournie par Outlook ou Gmail pour la boîte de réception du compte de messagerie partagé que vous souhaitez utiliser
Outlook: Instructions sous « Rediriger tous les messages vers un autre compte »
Gmail : Instructions sous « Ajouter une carte d'adresses Gmail » - Suivez les instructions et redirigez les courriels du compte choisi vers :
Clients basés aux États-Unis : inbound-emails-usa@app-mail.prokeep.com
Clients basés au Canada : inbound-emails-canada@app-mail.prokeep.com - Remplissez ce formulaire pour confirmer que la règle de redirection a été complétée et confirmez le nom d'affichage que vous souhaitez utiliser pour le compte. Nous terminerons la configuration et vous enverrons un courriel lorsque le compte redirigera avec succès votre courriel via Prokeep.
La réponse automatique pour les comptes de messagerie partagés est-elle la même que le texte?
Par défaut, lorsque vous réclamez un message, Prokeep envoie un message automatique informant le client de la personne qui répondra. Comme pour le texte, vous pouvez configurer la réponse automatique dans la section Paramètres de l'application Prokeep.
Existe-t-il un moyen d'ajouter une signature à la réponse par courriel dans Prokeep afin de personnaliser le message et d'informer les clients de la personne qui répond?
Oui, Prokeep vous permet d'envoyer des signatures de courriel.
Le courrier électronique fonctionne-t-il sur l'application mobile?
Oui. Le courrier électronique fonctionne de la même manière sur l'application de bureau et l'application mobile.