L’acheminement à utilisateur unique permet aux messages des clients de contourner la boîte de réception partagée et d’être envoyés directement à un représentant de compte désigné pour une période déterminée.
Une fois que l’acheminement à utilisateur unique a été ajouté à votre compte, suivez les étapes de configuration ci-dessous :
Activez le partage dans les Paramètres :
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Allez dans Paramètres, puis sélectionnez Paramètres du compte.
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Dans le menu de gauche, accédez à Partage.
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Activez la fonction Partage.
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Sélectionnez la durée de partage souhaitée (Temps de partage).
« Temps de partage » vous permet de choisir la durée pendant laquelle un message peut rester non réclamé par un représentant de compte avant d’être affiché dans la boîte de réception partagée. Vous pouvez définir le « Temps de partage » à partir de 3 minutes et plus.
Option 1 – Configurer un représentant de compte pour un contact existant :
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Allez dans Contacts, puis sélectionnez un contact.
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Dans les détails du contact, sélectionnez le champ Représentant de compte.
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Entrez le nom de l’utilisateur qui doit recevoir les messages de ce contact.
Sans l’acheminement à utilisateur unique activé, le champ Représentant de compte fonctionne uniquement comme un champ de référence en texte.
Activez les notifications prioritaires :
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Activez Notifications prioritaires.
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Cliquez sur Enregistrer.
Option 2 – Configurer des représentants de compte pour un nouveau contact :
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Accédez au formulaire Nouveau contact et saisissez les détails du formulaire, y compris Représentant de compte et Notification prioritaire.
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N’oubliez pas de cliquer sur Enregistrer.
Option 3 – Configurer des représentants de compte en lot
Vous pouvez également configurer le représentant de compte à partir de la mise à jour de contacts en lot. Entrez l’adresse courriel de l’utilisateur Prokeep qui est leur représentant de compte et placez un X dans la cellule des notifications prioritaires.
Lorsque les notifications prioritaires sont activées, Prokeep dirigera tous les fils de ce client vers la boîte de réception du représentant spécifié. Seul le représentant de compte désigné pourra voir le fil jusqu’à ce qu’il soit réclamé.
Meilleure pratique pour l’acheminement à utilisateur unique :
Si vous souhaitez changer le représentant de compte d’un client, fermez d’abord toutes les conversations actives impliquant le représentant actuel. Cela permettra une transition fluide pour transférer les nouveaux messages au nouveau représentant de compte.