Guide de l’utilisateur pour Prokeep Email, comprenant l’envoi, la sélection d’un public, la réponse aux fils de discussion et plus encore
Contenu :
Envoi d’un nouveau courriel
Accéder au courriel sortant
Pour commencer un nouveau fil de courriel, cliquez d’abord sur l’icône de composition dans la barre latérale :
Si Prokeep Email est activé pour votre emplacement, vous verrez une icône de courriel sous votre expérience de création de nouveau message, comme indiqué ci-dessous. Si cette icône n’est pas visible pour vous et que vous souhaitez activer Prokeep Courriel Partagé pour votre emplacement, veuillez communiquer avec votre représentant du service à la clientèle ou votre administrateur Prokeep.
Sélectionner une audience
Lorsque vous rédigez un nouveau courriel, vous verrez l’écran ci-dessous. Des repères ont été ajoutés pour expliquer la fonction de chaque icône. Ces fonctions seront expliquées plus en détail ci-dessous :
Dans le champ « À », vous pouvez taper le premier nom de contact. Vous pouvez soit rechercher un contact existant dans Prokeep, soit saisir une nouvelle adresse courriel.
À noter que si vous tapez le nom d’un contact qui n’a pas encore d’adresse courriel associée à son dossier dans Prokeep, vous pouvez rapidement lui attribuer une adresse courriel en cliquant sur l’invite « Ajouter un courriel » à côté de son nom.
Le courriel Prokeep ne prend pas en charge la fonctionnalité de CCI (copie conforme invisible) pour les envois sortants.
Rédaction d’un courriel dans Prokeep
Le courriel Prokeep offre les options de mise en forme suivantes :
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Annuler/Refaire
Mise en forme du texte :
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3 tailles de titres
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Texte en citation
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Listes à puces/numérotées
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Gras/Italique/Souligné
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Liens intégrés
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Images intégrées
De plus, afin de disposer de plus d’espace pour rédiger correctement vos courriels, cliquez sur le bouton Agrandir. Pour ramener la boîte de saisie à sa taille précédente, cliquez sur le bouton Réduire, comme montré dans le GIF ci-dessous :
Fils de courriels en cours
Identification des membres d’un fil
Une fois que vous avez envoyé un courriel sortant depuis Prokeep, ou revendiqué un courriel d’un client, un nouveau fil sera créé dans votre boîte de réception ouverte. Les mêmes options de mise en forme sont disponibles pour les fils en cours que pour les nouveaux.
Le contact principal du fil de courriel apparaît en haut de la fenêtre, tandis que toutes les personnes en CC sont listées dans des encadrés gris en dessous.
Dans l’exemple ci-dessous, Harvey Dent est le contact principal de ce courriel, tandis que Barbara Levy et Alfred Pennyworth sont en CC.
Répondre à des fils de courriels
Les fils de courriels se répondent de la même façon que les fils de textos : commencez par taper une réponse, puis cliquez sur le bouton « Envoyer » situé dans le coin inférieur droit.
Remarque : toutes les réponses aux fils dans Prokeep Courriel Partagé sont automatiquement envoyées en « Répondre à tous ». Pour communiquer uniquement avec un seul membre d’un fil, créez un nouveau fil destiné à ce contact.
Modifier les membres d’un fil de courriel
Il n’est pas possible de modifier les membres d’un fil en cours; toutefois, un nouveau fil de courriel peut être créé avec une audience différente.
Ce fil peut coexister avec les fils existants si les membres ne sont pas identiques à ceux d’un fil de messages en cours. Dans ce cas, il sera traité comme un fil de conversation distinct.
Transférer un message en courriel
Une fonctionnalité unique de Prokeep est la possibilité de transférer n’importe quel message, peu importe le canal par lequel vous l’avez reçu (clavardage Web, message texte, télécopieur ou courriel), sous forme de courriel pour référence.
Ceci est particulièrement utile lorsque vous envoyez une copie d’une soumission ou d’une facture à un tiers.
Pour ce faire, survolez un message dans Prokeep et cliquez sur les « … » qui apparaissent à droite du message, puis cliquez sur « Transférer le message ».
Une fois cliqué, un panneau latéral s’ouvrira, vous permettant de sélectionner l’adresse courriel activée par Prokeep à partir de laquelle vous souhaitez envoyer ce message, ainsi que le ou les destinataires de ce courriel. Vous pouvez envoyer un courriel à tout contact enregistré dans Prokeep ou saisir une nouvelle adresse courriel dans ce champ.
Vous pouvez également ajouter d’autres destinataires en copie (CC), modifier la ligne d’objet et le contenu du message, et choisir d’inclure toute pièce jointe qui faisait partie de ce message.