Configuration de la synchronisation des contacts pour l'automatisation des commandes dans Prophet 21 (P21)

L'intégration de synchronisation des contacts Prophet 21 (P21) permet à Prokeep d'importer automatiquement les informations de vos clients et contacts depuis P21 via une API sécurisée. Cette intégration garantit que votre compte Prokeep reflète fidèlement les clients et contacts de votre ERP, une étape essentielle pour l'automatisation des commandes.

Une fois vos contacts et entreprises (adresses) synchronisés dans Prokeep, les utilisateurs peuvent passer des commandes en toute confiance via l'automatisation des commandes, sachant que chaque commande est associée à la fiche client et contact correspondante dans P21.

À propos de l'intégration

Système cible : Epicor Prophet 21 (P21) – API activée
Sens : Unidirectionnel (P21 → Prokeep)
Fonctionnalité : Synchronisation des données de contact et d'entreprise (adresse) de P21 vers Prokeep pour l'automatisation des commandes
Configuration système requise :

• Accès aux API Entity et OData
  
• Accès externe au point de terminaison P21 (environnements de test et de production)
• Adresse IP de Prokeep autorisée pour la connectivité

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Aperçu

L'intégration de P21 à Prokeep récupère automatiquement les informations de contact et d'adresse depuis P21 grâce aux identifiants API et aux filtres OData fournis par le client.

Les données circulent de P21 vers Prokeep.

• L'importation des contacts et des adresses dans Prokeep est planifiée.

• P21 demeure la source de référence pour les clients et les contacts.

• Prokeep lit uniquement les données de P21 ; aucune donnée n'est réécrite.

Une fois activée, cette synchronisation fournit l'ensemble des données clients et contacts nécessaires à l'automatisation des commandes.

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Gestion d'entreprises dans Prokeep

Lorsque la synchronisation P21 est active, Prokeep désactive la possibilité de créer ou de modifier manuellement des sociétés dans Prokeep.

• Les utilisateurs peuvent toujours associer des contacts à des entreprises.
• Les nouvelles entreprises (adresses) doivent être créées dans P21.
• Toute entreprise nouvelle ou mise à jour est automatiquement importée dans Prokeep lors de la prochaine synchronisation (toutes les 15 minutes).

Étant donné que Prokeep utilise les données P21 pour déterminer où les commandes sont passées, cela garantit que toutes les activités de commande dans Prokeep sont correctement associées à l'enregistrement client P21 correspondant.

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Clé d'intégration

Champs de contact

Prokeep Field	P21 Field
First Name	FirstName
Last Name	LastName
Téléphone portable	DirectPhone
Adresse de l'entreprise	AddressId
Fax	DirectFax
Courriel	EmailAddress
Groupe	défini par l'intégration
ID externe (non visible dans l'interface utilisateur)	ID
Responsable du compte	non synchronisés
Notes	non synchronisés
Préférences	non synchronisés
Libellés des contacts	non synchronisés

Comportement du groupe :

Lors de la configuration, Prokeep crée un groupe nommé P21Contacts. Tous les contacts synchronisés via l’intégration ou liés à un identifiant P21 sont ajoutés à ce groupe. Le mappage dynamique vers d’autres groupes ou branches Prokeep n’est actuellement pas pris en charge.

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Champs de l'entreprise (Adresses en P21)

Prokeep Field	P21 Field
Company Name	Name
Company Account #	AddressID
ExternalID	AddressID
Company Phone	CentralPhoneNumber
Company Email	EmailAddress

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Configuration de l'intégration

La majeure partie de la configuration est gérée par Prokeep. Le client doit fournir les identifiants d'accès, les paramètres de filtrage et la validation des points de terminaison.

Étapes de configuration :

1. Le client fournit les informations relatives à son environnement :

• • URL P21 des environnements de test et de production
  • Identifiants API (nom d'utilisateur et mot de passe ou clé API et secret) permettant d'accéder aux contacts, aux clients et aux adresses.
  • Critères de filtrage OData souhaités :

• • • Prokeep permet aux clients de définir des filtres OData personnalisés pour les adresses et les contacts afin de contrôler les données synchronisées depuis P21. Chaque client peut ainsi décider quels enregistrements sont considérés comme des contacts ou des entreprises valides et doivent apparaître dans Prokeep.

• • • • Filtre par défaut
        
        

• • • • • $filter=delete_flag eq 'N'

      • Exemple de filtre personnalisé :
        • $filter=delete_flag eq 'N' and (customer eq 'Y' or vendor eq 'Y') and (preferred_location_id eq 10 or preferred_location_id eq null)

Remarques : utilisez des guillemets simples pour les chaînes de caractères (ex. : 'N', 'Y'), eq null pour les valeurs nulles et assurez-vous de la cohérence des filtres entre les environnements.

2. Prokeep valide la connectivité.

• Confirme l'accès aux données via les API Entity et OData.

• S'assure que les adresses IP de Prokeep sont autorisées :

  • • 52.32.60.21

  • • 99.79.3.85

3. Configuration et tests d'intégration.

• Les données sont extraites de P21 et mappées aux champs Prokeep correspondants.
• Les contacts et les entreprises sont liés grâce aux identifiants P21.
• Les tests sont d'abord effectués dans un environnement de test, puis déployés en production.

Une fois la configuration terminée, vos données synchronisées de contacts et d'entreprises seront utilisées par l'automatisation des commandes pour acheminer, traiter et attribuer correctement les commandes dans P21.

 

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Comment fonctionne la synchronisation

L'intégration s'exécute selon un processus planifié afin de garantir la synchronisation des données Prokeep avec P21.

Contacts ajoutés dans P21

• Les contacts créés ou mis à jour dans P21 sont importés ou actualisés dans Prokeep lors de la prochaine synchronisation.
• Si un contact Prokeep existant correspond à l'identifiant externe ou au numéro de téléphone du contact P21, cet enregistrement est mis à jour au lieu d'être dupliqué.
• Ainsi, tous les contacts actifs de P21 sont disponibles dans Prokeep pour la prise de commandes.

Contacts ajoutés dans Prokeep

• Des contacts peuvent également être créés automatiquement dans Prokeep (par exemple, lorsqu'un nouveau client envoie un SMS).
• Ces contacts ne sont pas initialement liés à P21.
• Lorsque Prokeep détecte ultérieurement dans P21 un contact avec un numéro de téléphone correspondant mais non encore lié, il effectue les opérations suivantes :
  • Associe ce contact Prokeep à la fiche P21 correspondante.
  • Met à jour cette fiche avec l’identifiant externe P21.

Cette association automatique garantit que les contacts Prokeep organiques sont associés à leur fiche P21 respective dès sa création, assurant ainsi une traçabilité complète des commandes.

Entreprises / Adresses

• Les nouvelles entreprises (adresses) doivent être créées dans P21.

• Une fois ajoutées, elles sont automatiquement synchronisées avec Prokeep lors de la prochaine synchronisation.
• La création ou la modification manuelle d’entreprises dans Prokeep est désactivée pendant l’intégration.

• Ceci garantit que les commandes passées dans Prokeep sont toujours associées à des adresses P21 valides.

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Informations requises du client

Pour finaliser l'installation, veuillez fournir :

• URL des environnements P21 (sandbox et production)
• Identifiants API
  • Prokeep propose deux méthodes de connexion à P21 :
    • Nom d’utilisateur et mot de passe : utilisés pour un accès API standard.
    • Clé API et secret : utilisés lorsque P21 fournit un accès par jeton.
      
      Les deux options permettent à Prokeep de récupérer en toute sécurité les contacts, les clients et les adresses de P21, selon la configuration de l'API du client.
• Critères de filtrage OData (pour exclure les enregistrements inactifs ou supprimés, si nécessaire)
  
  Liste blanche des adresses IP de Prokeep :
  

  • 52.32.60.21
  
  • 99.79.3.85

  Confirmation que Prokeep peut accéder aux points de terminaison Contacts, Clients et Adresses dans les deux environnements.