Cet article vous aide à définir et créer des règles automatisées dans Prokeep.
Qu’est-ce que les règles automatisées?
Les règles automatisées permettent d’optimiser Prokeep pour votre organisation en automatisant des tâches telles que la fermeture de fils de discussion, leur redirection vers des groupes ou des utilisateurs, ainsi que l’envoi de messages. Cela favorise une plus grande efficacité, des gains de temps et une évolutivité fluide pour les équipes en croissance.
Créer une règle
Déclencheurs dans Prokeep
Conditions de la règle
Actions de la règle
Création de règles automatisées
Créer une nouvelle règle
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Allez dans Paramètres
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Cliquez sur Gérer les règles
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Sélectionnez Créer une nouvelle règle
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Donnez un nom à votre règle
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Sélectionnez le déclencheur
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Les déclencheurs déterminent quand la règle s’exécute.
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Sélectionnez la condition
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Cela permet de préciser davantage quels fils de discussion seront affectés par la règle.
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Sélectionnez l’action
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Cela détermine ce que la règle doit faire.
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Une fois votre déclencheur, votre condition et votre action définis, cliquez sur Enregistrer la règle.
Votre règle sera enregistrée dans un état désactivé. Cliquez sur le bouton à bascule (toggle) à côté de la description de la règle pour l’activer, puis confirmez lorsque vous y êtes invité.
Détails supplémentaires
Liste des règles
Vous pouvez consulter toutes les règles créées dans votre compte sur la page Gérer les règles.
Si vous souhaitez voir plus de détails sur une règle — comme ses conditions ou les actions précises qu’elle effectue — cliquez simplement sur le nom de la règle pour ouvrir le panneau latéral associé.
Déclencheurs dans Prokeep
Les déclencheurs suivants sont disponibles dans Prokeep :
Fils inactifs
Il s’agit d’un déclencheur qui repère les fils ouverts (réclamés) ne contenant aucun nouveau message de la part des utilisateurs Prokeep ou des contacts.
C’est un déclencheur basé sur le temps, qui vérifie depuis combien de temps un fil est inactif avant d’exécuter la règle.
Vous pouvez sélectionner le nombre de minutes, d’heures ou de jours pendant lequel un fil doit être inactif avant d’exécuter la règle.
Fil laissé non réclamé
Il s’agit d’un déclencheur qui repère les fils laissés non réclamés — c’est-à-dire laissés dans l’onglet Boîte de réception — pendant une période déterminée.
Les « fils non réclamés » incluent les nouveaux fils qui n’ont pas encore été réclamés par un utilisateur, ainsi que les fils qui ont été retournés à la boîte de réception — faites donc attention lors de la configuration de cette règle.
Vous pouvez sélectionner le nombre de minutes, d’heures ou de jours pendant lequel un fil doit rester non réclamé avant d’exécuter la règle.
Nouveau fil reçu
Il s’agit d’un déclencheur instantané — il s’exécute dès qu’un nouveau fil est reçu par Prokeep.
Autrement dit, il s’active lorsqu’un contact envoie un message qui crée une nouvelle conversation dans Prokeep.
Attention ! Nos règles s’exécutent généralement avant l’envoi des réponses automatiques, donc vous voudrez soit les désactiver, soit prévoir qu’elles s’exécutent avec un léger retard d’une seconde.
Fil réclamé
Il s’agit d’un déclencheur instantané — il s’exécute dès qu’un nouveau fil est réclamé par un utilisateur dans Prokeep. Cette règle s’exécutera à chaque fois qu’un utilisateur réclame un fil — sauf si vous avez spécifié des conditions, bien sûr. Cela signifie que la règle s’appliquera lors de la première réclamation d’un fil, ainsi que pour toute réclamation ultérieure si ce fil revient à la boîte de réception.
Attention ! Nos règles s’exécutent généralement avant l’envoi des réponses automatiques, donc vous voudrez soit les désactiver, soit prévoir qu’elles s’exécutent avec un léger retard d’une seconde.
Fil fermé
Il s’agit d’un déclencheur instantané — il s’exécute dès qu’un fil est fermé par un utilisateur dans Prokeep. Cette règle ne s’applique que lorsque l’utilisateur clique sur le bouton Fermer.
Les fils fermés par d’autres règles ou les messages automatisés fermés par Prokeep — comme les messages API ou Broadcast — ne sont pas affectés par les règles basées sur la fermeture de fil.
Attention ! Ce déclencheur ne fonctionne qu’avec les actions Envoyer un message et Envoyer une demande d’acceptation de diffusion. Ces actions créeront un nouveau fil, puis fermeront immédiatement ce fil.
Conditions dans Prokeep :
Les conditions vous permettent de préciser davantage sur quels fils vos règles s’appliqueront.
Vous pouvez ajouter plusieurs conditions pour une spécificité maximale en cliquant simplement sur le bouton Et dans l’écran d’édition de la règle.
Cependant, vous ne pouvez avoir qu’une seule instance de chaque type de condition.
Type de canal
Les différents types de messages dans Prokeep sont désignés par le terme canaux.
Avec la condition Type de canal, vous pouvez déterminer si votre règle s’applique à un canal spécifique ou à tous les canaux sauf celui que vous avez spécifié.
Groupe et région
Cette condition vous permet de déterminer dans quel(s) groupe(s) ou région(s) un fil doit se trouver pour être affecté par la règle.
Vous pouvez définir autant de groupes ou de régions que vous le souhaitez ; un fil doit seulement appartenir à l’un des groupes ou régions définis pour être concerné.
De plus, vous pouvez configurer la règle pour qu’elle affecte les fils qui ne sont pas dans les groupes ou régions définis.
Étiquettes de contact
Cette condition vous permet d’utiliser les étiquettes de contact pour déterminer plus précisément quels fils sont affectés par une règle automatisée. Vous pouvez sélectionner autant d’étiquettes que vous le souhaitez. Tant que le contact possède au moins une de ces étiquettes, ses fils seront affectés par cette règle. De même, vous pouvez configurer la règle pour tous les contacts sauf ceux ayant les étiquettes spécifiées.
Entreprise
Cette condition vous permet d’utiliser l’entreprise associée à un contact pour déterminer quels fils sont affectés par une règle automatisée. Si un contact est lié à l’entreprise que vous spécifiez, la règle s’appliquera à ce contact. De même, vous pouvez configurer la règle pour qu’elle s’applique à tous, sauf à l’entreprise que vous avez spécifiée. Actuellement, une seule entreprise peut être sélectionnée par règle. 
Utilisateur
Cette condition vous permet d’appliquer une règle uniquement aux fils réclamés par un utilisateur spécifié. Lorsque la règle s’exécute, elle vérifie le propriétaire du fil pour déterminer si la règle doit s’appliquer ou non. De même, vous pouvez configurer la règle pour qu’elle s’applique à tous les utilisateurs sauf celui que vous spécifiez. Actuellement, un seul utilisateur peut être sélectionné par règle.
Actions:
Les actions correspondent à ce que la règle effectue réellement.
Vous pouvez attribuer plusieurs actions à une seule règle en cliquant sur le bouton Et après avoir sélectionné une action.
Fermer le fil
L’action Fermer le fil fait exactement ce que son nom indique — elle ferme les fils.
Si vous êtes propriétaire d’un fil fermé par une règle, vous recevrez un message dans Prokeep pour vous informer que le fil a été fermé.
De plus, le message système lié à la fermeture du fil vous indiquera quelle règle en est responsable.
Note : Si une règle comporte plusieurs actions, Fermer le fil ne peut être ajoutée qu’en tant que dernière action de cette règle. Une fois que vous avez sélectionné Fermer le fil, il ne sera plus possible d’ajouter d’autres actions à cette règle.
Transférer vers un groupe
La fonction Transférer vers un groupe fonctionne de manière similaire à la fonctionnalité manuelle de transfert de fils. Lorsque les règles comportant cette action s’exécutent, un fil sera détréclamé et déplacé vers la boîte de réception du groupe cible. Vous ne pouvez cibler qu’un seul groupe par règle. Cette règle ne transférera pas les fils vers un groupe dans lequel ils se trouvent déjà.
Un enregistrement du transfert sera présent dans l’historique de la conversation.
Transférer vers un utilisateur
L’action Transférer vers un utilisateur vous permet de diriger des fils vers un ou plusieurs utilisateurs spécifiques. Lorsque les règles avec cette action s’exécutent, un fil est déplacé vers l’onglet boîte de réception de l’utilisateur ciblé et ne sera pas visible dans la boîte de réception des autres utilisateurs, sauf si le fil est ensuite transféré à un groupe par une règle ou réclamé et dirigé vers la boîte de réception par l’outil Transférer vers la boîte de réception.
Note : si cette action s’exécute sur des fils déjà réclamés, elle les rendra non réclamés.
Un message système apparaîtra dans l’historique de la conversation pour informer les utilisateurs de ce qui s’est passé.
La fonction Envoyer un message vous permet de programmer Prokeep pour envoyer un message prédéfini à un contact. Ces messages fonctionnent comme nos messages générés par le système, donc ils n’auront pas de nom d’utilisateur associé. Dans le fil de discussion et son historique, le message apparaîtra comme ayant été envoyé par une règle.
Pour plus d’informations sur les modèles, cliquez ICI.
Dans l’historique de la conversation :
Pour toute assistance supplémentaire concernant les règles automatisées, veuillez contacter notre équipe de support ICI.