Questions fréquentes concernant le courriel partagé
Puis-je ajouter plusieurs adresses courriel partagées ou numéros de fax au même groupe/emplacement ?
Non. Chaque groupe/emplacement ne permet qu’un seul numéro de texte, un seul compte courriel partagé (ex. : commandes@votreentreprise.com ou ventes@votreentreprise.com) et une seule ligne de fax. Les membres de ce groupe/emplacement pourront voir, répondre et gérer tous les types de messages de leur groupe.
Quand dois-je créer un nouveau groupe pour un canal de communication utilisé via Prokeep ?
Si vous avez plus d’un numéro de texte, compte courriel partagé ou ligne de fax à gérer dans Prokeep, vous devrez créer un nouveau groupe. De plus, un nouveau groupe sera nécessaire si le numéro de texte, le compte courriel partagé ou la ligne de fax doit être visible uniquement par un groupe spécifique de personnes (ex. : équipe de livraison, gestionnaires des ventes, etc.).
Quelles normes sont en place pour assurer la sécurité et la confidentialité des courriels et fax reçus et envoyés dans Prokeep ?
Toutes les données de courriels ou fax reçues par Prokeep sont chiffrées avec la norme AES256 au repos et en transit, protégées par un pare-feu et des restrictions géographiques, et stockées dans des ressources de sous-réseaux privés non accessibles depuis des points publics. De plus, Prokeep est en cours d’obtention de la certification SOC 2.
Quel est le coût pour ajouter un compte courriel partagé ou une ligne de fax à mon compte ?
Pour les clients Prokeep et Prokeep Plus, il n’y a pas de coût supplémentaire pour ajouter un compte courriel partagé et une ligne de fax à chaque groupe existant. Si vous devez gérer des comptes courriel partagés ou numéros de fax supplémentaires, ou si vous souhaitez qu’un compte ou numéro spécifique soit dirigé vers un groupe particulier, cela nécessitera la création d’un nouveau groupe, ce qui entraîne un coût additionnel à discuter avec votre gestionnaire de compte Prokeep.
Dans mon groupe/emplacement, comment identifier les textos, fax et courriels ?
Une icône dans votre boîte de réception Prokeep indique le type de canal utilisé pour chaque message. De plus, les courriels afficheront la ligne d’objet et l’adresse courriel de l’expéditeur, tandis que les fax afficheront le nombre de pages.
Quels types de rapports sont disponibles pour les messages vers mon compte courriel partagé et ma ligne de fax ?
Les rapports intégrés incluent les messages textes, courriels et fax dans les données agrégées. Lors de l’exportation, le canal est indiqué dans une colonne séparée pour permettre des analyses détaillées.
Clients canadiens seulement : comment le courriel groupé Prokeep respecte-t-il la conformité à la LPRPDE (PIPEDA) ?
En raison des limites techniques des serveurs canadiens d’Amazon, le trafic courriel Prokeep transite actuellement par des serveurs basés aux États-Unis. Il est donc conseillé aux clients canadiens utilisant le courriel Prokeep d’éviter d’envoyer des informations sensibles sur les clients via ce canal. [Lien vers les directives PIPEDA]
Avec quel client de messagerie ce service fonctionne-t-il le mieux ?
Nous avons conçu notre processus d’installation pour fonctionner avec Outlook et Gmail, mais si vous utilisez un autre client, nous pouvons vous aider à configurer le service correctement.
Comment fonctionne un compte courriel partagé dans Prokeep ?
Pour chaque groupe/emplacement dans Prokeep, vous pouvez ajouter une adresse courriel partagée. Vos clients enverront leurs courriels à cette adresse, et une règle de redirection dans votre boîte Outlook ou Gmail poussera ces messages vers notre serveur Prokeep.com afin que votre équipe puisse consulter, réclamer, répondre et gérer les échanges directement dans Prokeep.
Quel impact la règle de redirection a-t-elle sur l’expérience de messagerie de mon entreprise et de mes clients ?
Pour votre entreprise, vous ne verrez que le courriel initial dans votre boîte Outlook ou Gmail. Tous les échanges ultérieurs se feront dans Prokeep, ce qui réduit les risques que les messages soient marqués comme spam et élimine les courriels en double dans votre boîte.
Pour vos clients, après avoir envoyé le courriel initial, les échanges continueront avec le même nom d’affichage, mais l’adresse courriel sous-jacente sera modifiée pour ajouter « .prokeep.com » à la fin. Exemple ci-dessous :
Comment rediriger mon compte courriel partagé ?
Voici les étapes pour commencer à envoyer des courriels via Prokeep :
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Déterminez l’unique adresse courriel partagée que vous souhaitez utiliser pour chacun de vos groupes/emplacements.
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Suivez le lien ci-dessous et faites défiler jusqu'à la règle de redirection (et non de transfert) fournie par Outlook ou Gmail pour la boîte de réception du compte courriel partagé que vous souhaitez utiliser :
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Outlook : instructions sous « Redirect all messages to another account »
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Gmail : instructions sous « Add a Gmail address map »
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Suivez les instructions et redirigez les courriels du compte choisi vers :
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Clients basés aux États-Unis :
inbound-emails-usa@app-mail.prokeep.com -
Clients basés au Canada :
inbound-emails-canada@app-mail.prokeep.com
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Remplissez [ce formulaire] pour confirmer que la règle de redirection a été complétée et indiquez le nom d’affichage que vous souhaitez utiliser pour le compte. Nous finaliserons la configuration et vous enverrons un courriel une fois que la redirection fonctionnera correctement avec Prokeep.