Foire aux questions sur le télécopieur partagé
Foire aux questions concernant le télécopieur partagé
Puis-je ajouter plusieurs adresses courriel partagées ou numéros de télécopieur au même groupe/emplacement?
Non. Chaque groupe/emplacement ne permet qu’un seul numéro de texte, un seul compte de courriel partagé (ex. : commandes@votreentreprise.com ou ventes@votreentreprise.com) et une seule ligne de fax. Les membres de ce groupe/emplacement pourront voir, répondre et gérer tous les types de messages dans leur groupe.
Quand dois-je configurer un nouveau groupe pour un canal de communication fonctionnant avec Prokeep?
Si vous avez plus d’un numéro de texte, un compte courriel partagé ou une ligne de fax à gérer dans Prokeep, vous devrez créer un nouveau groupe. De plus, un nouveau groupe est nécessaire si le numéro de texte, le compte courriel partagé ou la ligne de fax doit seulement être visible par un groupe précis de personnes (ex. : équipe de livraison, gestionnaires des ventes, etc.).
Quelles normes sont en place pour assurer la sécurité et la confidentialité des courriels et fax reçus ou envoyés dans Prokeep?
Lorsque des données de courriel ou de fax arrivent à Prokeep, elles sont chiffrées avec la norme AES256, au repos comme en transit, protégées derrière un pare-feu et des restrictions géographiques, et stockées dans des sous-réseaux privés non accessibles depuis l’extérieur. De plus, Prokeep est actuellement en processus d’obtention de la certification SOC 2.
Quel est le coût pour ajouter un compte courriel partagé ou une ligne de fax à mon compte?
Pour les clients Prokeep et Prokeep Plus, il n’y a aucun coût supplémentaire pour ajouter un compte courriel partagé et une ligne de fax à chaque groupe existant. Si vous devez gérer des comptes ou numéros supplémentaires, ou si vous souhaitez qu’un compte courriel ou numéro de fax partagé soit réservé à un groupe spécifique, il faudra configurer un nouveau groupe, ce qui entraîne des frais supplémentaires et doit être discuté avec votre gestionnaire de compte Prokeep.
Dans mon groupe/emplacement, comment différencier les textos des fax et des courriels?
Une icône identifie les messages dans votre boîte de réception Prokeep pour indiquer le canal utilisé. De plus, les courriels affichent la ligne d’objet et l’adresse de l’expéditeur, et les fax affichent le nombre de pages.
Quels types de rapports sont disponibles pour les messages envoyés à mon compte courriel partagé et à ma ligne de fax?
Les rapports intégrés incluent les textos, courriels et fax dans les données agrégées. Lorsque vous exportez les données, la colonne « canal » permet de distinguer et filtrer les informations selon vos besoins.
Clients canadiens seulement : comment le courriel de groupe Prokeep est-il conforme à la LPRPDE (PIPEDA)?
En raison des limites fonctionnelles des serveurs canadiens d’Amazon, le trafic courriel Prokeep doit actuellement passer par des serveurs situés aux États-Unis. Il est donc recommandé aux clients canadiens utilisant le courriel Prokeep d’éviter d’envoyer des renseignements sensibles sur leurs clients par ce canal. [Lien vers les lignes directrices de la LPRPDE]
Fax :
Comment fonctionne le fax dans Prokeep?
Pour chaque groupe/emplacement, vous pouvez ajouter une ligne de fax. Une fois le numéro transféré à Prokeep, vos clients continueront de faxer au même numéro et les fax seront reçus dans la boîte de réception Prokeep, où un membre de l’équipe pourra les reconnaître et les réclamer. Les fax sont liés au compte du client, au même titre que les textos et courriels, de sorte que toutes les communications se trouvent au même endroit. Vous pouvez aussi envoyer des fax en créant un nouveau fax, en saisissant le numéro du client et en joignant un PDF.
Comment transférer mon numéro de fax?
Fournissez à Prokeep le numéro que vous souhaitez transférer, le groupe Prokeep qui doit recevoir les fax, une facture récente de ce numéro, ainsi qu’une lettre de procuration (LOA) signée. Le soutien Prokeep soumettra alors une demande de transfert et vous tiendra informé de son avancement.
Puis-je annuler mon fournisseur de fax ou eFax?
Oui. Une fois votre ligne transférée, Prokeep gérera l’envoi et la réception de vos fax. Vous n’aurez plus besoin de télécopieur et pourrez annuler votre fournisseur ou service de fax.
La réponse automatique pour les comptes courriel partagés est-elle la même que pour les textos?
Il n’y a pas de réponse automatique pour les fax dans Prokeep.
Le fax fonctionne-t-il dans l’application mobile?
Vous pouvez recevoir et télécharger des fax dans l’application de bureau comme dans l’application mobile, mais l’envoi de fax n’est possible qu’à partir de l’application de bureau pour le moment.
Puis-je transférer une ligne de fax utilisée pour traiter des paiements par carte de crédit?
Non. Nous ne recommandons pas de transférer une ligne de fax reliée à des lecteurs de cartes, car cela empêcherait tout traitement de paiements sur cette ligne.