Règles automatisées – FAQ

Cet article couvre les questions fréquemment posées au sujet de la fonctionnalité Règles automatisées de Prokeep.

Que puis-je faire avec les Règles?

• Fermer automatiquement les fils de discussion inactifs. Vous pouvez le faire par type de canal, groupe ou région.

• Acheminer des fils de discussion vers un groupe ou un utilisateur spécifique.

• Envoyer un message à partir d’un modèle à un contact.

Quels types de comptes peuvent accéder aux Règles automatisées?

Tous les types de clients Prokeep (peu importe le forfait) ont accès aux Règles automatisées, mais l’utilisateur doit avoir un niveau de permission Administrateur.

Qu’est-ce qu’un « fil de discussion inactif »?

Un fil inactif est un fil qui n’a reçu aucun nouveau message, ni de la part du contact ni de l’utilisateur.

Lors de la configuration du déclencheur du fil, vous définissez la durée d’inactivité requise avant que la Règle s’applique.

Puis-je définir la fermeture de tous mes fils à 18 h, ou à un moment précis?

Pas pour le moment. Actuellement, nos déclencheurs fonctionnent avec des minuteries continues. Prokeep vérifie donc régulièrement l’expiration des fils au lieu de les expirer tous à une heure fixe.

Mon fil a 6 minutes et j’ai défini une minuterie de 5 minutes. Pourquoi n’est-il pas fermé?

Les déclencheurs basés sur le temps fonctionnent par cycles. Toutes les 5 minutes, les règles vérifient les fils qui ont au moins 5 minutes d’inactivité. La fréquence dépend de la minuterie choisie :

• Si votre minuterie est de 5 à 30 minutes → la règle s’exécute toutes les 5 minutes.

• Si votre minuterie est de 1 à 12 heures → la règle s’exécute toutes les 15 minutes.

• Si votre minuterie est de plus d’une journée → la règle s’exécute toutes les heures.

Combien de fils peuvent être fermés en même temps?

Les Règles de Prokeep peuvent agir sur un maximum de 50 fils à la fois.

Dans la plupart des cas, cela suffit. Si vous avez beaucoup de nettoyage à faire, laissez la Règle s’exécuter sur une fin de semaine, ou contactez le soutien pour demander une fermeture massive manuelle.

Quelles règles s’exécutent en premier?

Elles s’exécutent toutes selon leur minuterie, mais Prokeep exécute la minuterie la plus courte en premier.

Exemple : si vous avez une règle de 5 minutes et une autre de 10 minutes, elles s’exécuteront toutes deux, mais la règle de 5 minutes sera appliquée une fraction de seconde avant celle de 10 minutes.
Si toutes les règles ont la même minuterie, elles s’exécutent dans l’ordre de création (la plus ancienne en premier).

Que se passe-t-il si j’ai à la fois « Fermeture automatique » ET « Retour à la boîte de réception » activés?

• Les fils retournés à la boîte de réception sont déplacés dans les non réclamés et ne sont plus considérés comme « ouverts ».

• Ces fils ne peuvent donc pas être fermés automatiquement tant qu’ils n’ont pas été réclamés de nouveau.

• Les deux fonctions sont basées sur des minuteries, mais le « Retour à la boîte de réception » utilise un type de minuterie légèrement différent.

Cela signifie que si les deux sont configurés avec la même durée, le « Retour à la boîte de réception » s’exécutera presque toujours en premier. Si jamais elles s’alignent pour s’exécuter en même temps, Prokeep appliquera d’abord la règle créée la plus tôt.

Prokeep recommande de régler la minuterie « Retour à la boîte de réception » avec une durée plus courte que toute minuterie de fermeture automatique.

Les contacts sont-ils avisés lorsqu’un fil est fermé par une Règle automatisée?

Non. Les contacts ne sont jamais avisés lorsqu’un fil est fermé par une règle.

Comment savoir si une Règle a fermé un fil?

• Dans l’onglet Fermés ou dans l’historique d’un fil, le nom de la règle apparaîtra comme l’utilisateur qui a fermé le fil.

• Vous pouvez aussi consulter toutes les exécutions de règles dans l’exportation de rapports.

Il suffit de choisir la plage de dates et les groupes voulus : vous verrez un enregistrement de tous les fils fermés par les règles dans cette période, chacun sur sa propre ligne.

Note : le rapport sur les règles ne respecte pas le filtre par type de fil. Vous verrez toutes les exécutions pour tous les types de fils dans l’exportation, mais il respecte bien les filtres de groupe et de date.